iCal i calendaris connectats: una gestió més eficient de les reserves

Icals

Quan un allotjament turístic s’anuncia en diferents plataformes, mantenir la disponibilitat actualitzada pot convertir-se ràpidament en una tasca complexa. Una nova reserva, una cancel·lació o un canvi de dates pot afectar diversos calendaris i, si la informació no està coordinada, augmenta el risc d’errors.

Aquí és on entra en joc iCal, una eina senzilla però molt útil per connectar calendaris i millorar l’organització dels allotjaments turístics.

Què és iCal i per a què serveix?

iCal permet compartir informació de disponibilitat entre diferents calendaris i plataformes compatibles.

En el sector del lloguer vacacional, es pot utilitzar per connectar calendaris de diferents canals de reserva. Per exemple, Airbnb permet importar i exportar calendaris mitjançant enllaços compatibles amb iCal perquè determinades dates reservades en una altra plataforma també apareguin com a no disponibles.

L’objectiu és senzill: fer que la informació de disponibilitat circuli entre plataformes i reduir la necessitat d’actualitzar cada calendari de manera completament manual.

Per què és important connectar els calendaris?

Gestionar un allotjament en una única plataforma pot ser relativament senzill. Tanmateix, quan una propietat està publicada en diversos canals, la coordinació es torna molt més important.

Una reserva rebuda en una plataforma s’hauria de reflectir correctament a la resta de calendaris connectats. D’aquesta manera, és possible mantenir una disponibilitat molt més coherent i reduir situacions en què unes dates apareixen disponibles quan en realitat ja hi ha una reserva.

Les mateixes plataformes d’allotjament utilitzen sistemes de sincronització i connectivitat per intercanviar informació relacionada amb la disponibilitat i les reserves.

Menys feina manual i més productivitat

Un dels principals beneficis de connectar calendaris és reduir les tasques repetitives.

Sense una sincronització adequada, cada canvi pot obligar a revisar diverses plataformes individualment. Quan els calendaris estan correctament connectats, part d’aquest procés s’automatitza.

Això permet dedicar menys temps a tasques administratives bàsiques i més temps a altres aspectes importants de la gestió de l’allotjament, com ara:

• Atenció als hostes.

• Seguiment de les reserves.

• Preparació dels allotjaments.

• Optimització de preus i disponibilitat.

• Millora de l’experiència del viatger.
  

En una gestió amb diverses propietats, aquesta organització pot marcar una diferència important en el dia a dia.

Reduir el risc de reserves duplicades

Un altre dels grans beneficis de sincronitzar calendaris és reduir el risc de rebre dues reserves per a les mateixes dates en plataformes diferents.

Airbnb, per exemple, explica que la sincronització de calendaris es pot utilitzar precisament per evitar que diversos hostes reservin les mateixes dates quan un allotjament està publicat en diferents llocs web.

Tot i que cap eina substitueix una bona supervisió de les reserves, disposar de calendaris connectats afegeix una capa addicional d’organització i control.

Una disponibilitat més coherent

La disponibilitat és un dels elements fonamentals de qualsevol allotjament turístic.

Si un calendari no està actualitzat, poden aparèixer dates obertes que realment no haurien d’estar disponibles o, al contrari, dates bloquejades que es podrien vendre.

Mantenir els calendaris connectats ajuda a treballar amb informació més coherent entre els diferents canals de venda, facilitant una gestió més ordenada de l’inventari.

Especialment útil quan una propietat està en diverses plataformes

Publicar un allotjament en diferents canals pot augmentar la seva exposició davant de potencials hostes, però també implica gestionar més informació.

Cada nova plataforma afegeix reserves, cancel·lacions, modificacions i canvis de disponibilitat que s’han de coordinar.

Per això, quan es treballa amb diversos canals, la connectivitat entre calendaris deixa de ser simplement una comoditat i passa a formar part d’una bona organització operativa.

iCal no substitueix una gestió professional

És important entendre que connectar calendaris no significa automatitzar completament la gestió d’un allotjament.

Les sincronitzacions han d’estar correctament configurades i la disponibilitat s’ha de continuar supervisant. A més, existeixen solucions de connectivitat més avançades per a gestors que treballen amb múltiples propietats o canals.

El veritable valor d’iCal es troba en una cosa molt més senzilla: ajudar a mantenir els calendaris coordinats i reduir part de la feina manual necessària per gestionar la disponibilitat.

Més organització, menys tasques repetitives

En la gestió d’allotjaments turístics, moltes petites tasques acaben consumint una quantitat important de temps.

Connectar correctament els calendaris permet simplificar-ne una.

Menys actualitzacions manuals, menys possibilitats d’errors i una visió més organitzada de la disponibilitat es poden traduir en una gestió més eficient i productiva.

Conclusió

La tecnologia no sempre ha de ser complicada per aportar valor.

Eines com iCal permeten connectar calendaris, millorar la coordinació entre plataformes i reduir determinades tasques manuals relacionades amb la disponibilitat.

Per als propietaris que comercialitzen el seu allotjament en diversos canals, disposar d’una estratègia adequada de sincronització pot ajudar a aconseguir una gestió més organitzada, eficient i segura.

A AndStay treballem perquè la gestió de cada allotjament sigui tan senzilla i eficient com sigui possible, utilitzant eines que ens permeten coordinar reserves, disponibilitat i operacions sense perdre de vista el més important: oferir una bona experiència tant al propietari com a l’hoste.